Avizul de însoțire a mărfii este documentul care justifică transportul bunurilor atunci când factura nu însoțește marfa. Pe scurt: dacă marfa pleacă pe drum fără factură, are nevoie de un aviz. Dacă factura circulă împreună cu bunurile, avizul nu mai este necesar. În articolul de mai jos vezi ce este exact acest document de însoțire, în ce situații este obligatoriu, ce elemente trebuie să conțină și cum se împacă, în 2026, cu sistemul RO e-Transport și codul UIT.
Ce este avizul de însoțire a mărfii (avizul de marfă)
Avizul de însoțire, numit adesea și aviz de marfă sau aviz de expediție, este un document de însoțire a bunurilor pe timpul transportului, reglementat prin normele privind documentele financiar-contabile (OMFP 2634/2015). Rolul lui este dublu: justifică proveniența mărfii aflate în tranzit și stă la baza recepției și a operațiunilor de gestiune, adică scăderea din stoc la expeditor și intrarea în stoc la primitor, de regulă pe baza notei de intrare recepție.
Important de reținut de la început: avizul de însoțire nu este factură. Nu ține loc de document de plată, nu dă dreptul la deducerea TVA și nu înlocuiește obligația de a emite factura pentru livrările efectuate. El doar acoperă intervalul în care marfa circulă, până când factura este emisă sau atunci când operațiunea nici nu presupune o vânzare, cum e cazul transferului între punctele de lucru ale aceleiași firme.
Avizul se întocmește de către expeditor (furnizor sau firma care mută bunurile) înainte ca marfa să plece la drum, iar un exemplar însoțește transportul. Din 2007, documentele de acest tip nu mai sunt formulare cu regim special tipărite centralizat: fiecare firmă își stabilește propriile serii și numere printr-o decizie internă, la fel ca la facturi.
Când este obligatoriu avizul de însoțire
Regula simplă: avizul devine obligatoriu ori de câte ori bunurile sunt transportate fără să fie însoțite de factură. Situațiile tipice din practică sunt următoarele:
- Livrare cu facturare ulterioară: trimiți marfa clientului acum, iar factura o emiți ulterior, de exemplu la finalul săptămânii sau al lunii, centralizat pentru mai multe livrări.
- Transfer între gestiuni sau puncte de lucru: muți stoc între depozitul central și un magazin al aceleiași firme. Nu există vânzare, deci nu se emite factură, dar marfa trebuie justificată pe drum. Pe aviz se înscrie mențiunea „fără factură”.
- Trimiterea bunurilor spre prelucrare sau reparare la terți: de exemplu, duci materiale la un atelier care le procesează. Pe aviz se trece mențiunea „pentru prelucrare la terți”.
- Bunuri lăsate în custodie la un partener, fără transfer de proprietate.
- Retururi de marfă către furnizor, atunci când returul nu este însoțit de o factură de retur emisă pe loc.
La fel de util este să știi când nu ai nevoie de aviz: dacă factura este emisă înainte de plecarea mărfii și circulă împreună cu transportul, factura este ea însăși document de însoțire, iar avizul ar fi redundant. De asemenea, pentru vânzările cu amănuntul către persoane fizice, cu plata pe loc și bon fiscal, nu se pune problema avizului.
Ce trebuie să conțină un aviz de însoțire
Ca să fie valabil ca document justificativ, avizul de însoțire a mărfii trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
- seria și numărul avizului, plus data emiterii;
- datele expeditorului: denumire, cod de identificare fiscală, sediu, contul și banca dacă firma le folosește pe documente;
- datele destinatarului: denumire, CUI/CIF, adresa punctului unde ajunge marfa;
- denumirea bunurilor transportate, unitatea de măsură și cantitatea;
- prețul unitar și valoarea, după caz: la transferuri interne sau la bunuri trimise spre prelucrare valoarea poate lipsi, dar mențiunile „fără factură” sau „pentru prelucrare la terți” sunt obligatorii;
- datele privind expediția: numele și semnătura delegatului, seria și numărul actului de identitate al acestuia dacă se cere, numărul de înmatriculare al mijlocului de transport;
- semnătura celui care a întocmit documentul și, la primire, semnătura de primire a destinatarului.
În practică, cel mai simplu este să emiți avizul din același sistem în care ții facturile și stocurile: într-un program ca facturamea poți emite avizul de însoțire cu serie și numerotare automată, iar când vine momentul facturării transformi avizul în factură fără să retastezi produsele, ceea ce elimină diferențele dintre ce ai livrat și ce ai facturat.
Aviz, factură și e-Transport: cum se leagă între ele
Avizul nu amână factura la nesfârșit
Dacă ai livrat marfă pe bază de aviz, factura trebuie emisă în termenul prevăzut de Codul fiscal: cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea. Pe factura emisă ulterior este recomandat să menționezi numărul și data avizului sau avizelor pe care le acoperă, ca să fie ușor de reconstituit legătura la un control sau la o inventariere. Nu uita că, pentru relațiile B2B din România, factura merge și în sistemul RO e-Factura, avizul însă nu se transmite în e-Factura.
Ce este RO e-Transport și codul UIT
RO e-Transport este sistemul ANAF prin care anumite transporturi rutiere de marfă trebuie declarate electronic înainte de plecare, iar sistemul generează un cod UIT care însoțește transportul. Obligația privește, pe de o parte, transporturile naționale de bunuri cu risc fiscal ridicat (lista acestor bunuri este stabilită prin ordin ANAF și se actualizează periodic, deci verific-o pe site-ul ANAF pentru situația ta concretă) și, pe de altă parte, transporturile internaționale de mărfuri. Ca regulă generală, obligația vizează vehicule cu masa maximă autorizată de cel puțin 2,5 tone, care transportă bunuri peste anumite praguri de greutate sau valoare, criterii care depind de tipul operațiunii, așa că merită confirmate pentru fiecare caz în parte.
Codul UIT are o valabilitate limitată, de regulă câteva zile calendaristice de la data declarată pentru începerea transportului, iar șoferul trebuie să îl poată prezenta la control, pe hârtie sau electronic.
Ai nevoie și de aviz, și de UIT?
Sunt obligații diferite, care se pot suprapune. Avizul de însoțire este documentul justificativ contabil al mărfii fără factură. Codul UIT este o obligație de raportare în e-Transport, care există indiferent dacă marfa circulă cu factură sau cu aviz. Concret: un transport de legume (bunuri cu risc fiscal ridicat) între depozitul tău și un client, cu facturare la finalul lunii, va avea nevoie și de aviz de însoțire, și de cod UIT. Un transport de mobilă pe plan intern, dacă mobila nu e pe lista de risc fiscal, are nevoie doar de aviz sau factură, fără UIT. Documentul de transport (aviz sau factură) și codul UIT se prezintă împreună la un eventual control în trafic.
Greșeli frecvente de evitat
- Marfă plecată la drum fără niciun document de însoțire, „că e doar până în oraș”: lipsa documentelor poate duce la amenzi și chiar la confiscarea bunurilor considerate fără proveniență.
- Aviz emis, dar factura uitată peste termenul legal de emitere.
- Lipsa mențiunilor „fără factură” sau „pentru prelucrare la terți” la transferuri și prelucrări, ceea ce face documentul ambiguu la control.
- Avize pe hârtie, ținute separat de stocuri: recepția și descărcarea de gestiune nu mai bat cu ce s-a transportat efectiv.
- Confuzia între aviz și UIT: una nu o înlocuiește pe cealaltă.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu avizul de însoțire dacă marfa circulă cu factură?
Nu. Dacă factura este emisă înainte de expediere și însoțește transportul, ea ține loc de document de însoțire a mărfii, iar avizul nu mai este necesar. Avizul devine obligatoriu doar când bunurile circulă fără factură.
În cât timp trebuie emisă factura după avizul de însoțire?
Factura se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea. Pe factură este recomandat să treci numărul și data avizului aferent, pentru trasabilitate.
Avizul de însoțire înlocuiește codul UIT din e-Transport?
Nu. Sunt obligații separate: avizul justifică marfa din punct de vedere contabil, iar codul UIT este raportarea transportului în sistemul RO e-Transport, obligatorie pentru bunurile cu risc fiscal ridicat și pentru transporturile internaționale, în condițiile legii. La un transport care intră sub e-Transport ai nevoie de ambele.
Se poate deduce TVA pe baza avizului de însoțire a mărfii?
Nu. Avizul nu este document fiscal pentru deducerea TVA. Deducerea se face pe baza facturii, pe care furnizorul are obligația să o emită ulterior livrării efectuate cu aviz.