Dacă ai vândut sau ai cumpărat bunuri și servicii de la o firmă din alt stat membru UE, cel mai probabil ai obligația să depui declarația 390. Este o declarație informativă, lunară, prin care ANAF verifică dacă ce ai raportat tu se potrivește cu ce a raportat partenerul tău din Germania, Olanda sau Irlanda.
Mai jos găsești, pe scurt, cine depune formularul, până când, ce operațiuni intră în el și ce greșeli aduc amenzi sau pierderea scutirii de TVA.
Ce este declarația 390 VIES și de ce contează pentru operațiunile intracomunitare
Declarația 390, cunoscută și ca declarația recapitulativă sau formularul 390 VIES, este documentul prin care raportezi la ANAF tranzacțiile derulate cu parteneri înregistrați în scopuri de TVA din alte state membre ale Uniunii Europene. Datele ajung în sistemul european VIES (VAT Information Exchange System), unde sunt încrucișate cu declarațiile depuse de partenerii tăi. Dacă tu raportezi o livrare de 10.000 de euro către o firmă din Ungaria și firma respectivă nu declară nicio achiziție, sistemul semnalează diferența, iar tu poți primi o notificare de la fisc.
Este important de reținut că declarația 390 nu este o declarație de plată. Nu achiți TVA prin ea, ci doar informezi. TVA-ul aferent achizițiilor intracomunitare se gestionează separat, prin decontul de TVA (formularul 300) sau, în anumite situații, prin decontul special (formularul 301).
Cine depune formularul 390
- Firmele și PFA-urile înregistrate normal în scopuri de TVA (cod de TVA obținut conform art. 316 din Codul fiscal) care efectuează livrări, achiziții sau prestări intracomunitare.
- Persoanele înregistrate special în scopuri de TVA (art. 317 din Codul fiscal). Este cazul clasic al PFA-ului sau al firmei neplătitoare de TVA care cumpără servicii de la Google, Meta, Amazon sau alți furnizori din UE. Acest cod special se solicită înainte de prima operațiune și nu te transformă în plătitor de TVA pentru activitatea internă.
- Cei care depășesc plafonul de 10.000 de euro pe an la achiziții intracomunitare de bunuri, chiar dacă nu sunt înregistrați normal în scopuri de TVA.
Când nu depui declarația 390
Nu se depune declarație pe zero. Dacă într-o lună calendaristică nu ai avut nicio operațiune intracomunitară, pur și simplu nu depui nimic pentru luna respectivă. De asemenea, nu intră în 390:
- vânzările către persoane fizice din UE (acestea se raportează, după caz, prin regimul OSS);
- importurile și exporturile cu state din afara UE;
- operațiunile interne, din România, care se regăsesc în decontul 300 și în declarația 394;
- tranzacțiile cu parteneri din UE care nu au un cod valid de TVA, acestea urmând alt regim fiscal.
Termenul de depunere: până pe 25 a lunii următoare
Declarația recapitulativă se depune lunar, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a luat naștere exigibilitatea taxei. Practic, pentru operațiunile din luna martie ai termen 25 aprilie. Dacă ziua de 25 cade în weekend sau într-o zi de sărbătoare legală, termenul se prelungește până în prima zi lucrătoare următoare.
Depunerea se face electronic, prin Spațiul Privat Virtual sau pe portalul ANAF, folosind formularul PDF inteligent semnat cu certificat digital calificat. Recomandarea practică este să nu lași depunerea pentru ultima zi: dacă apare o eroare de validare la încărcarea fișierului, ai nevoie de timp să o corectezi.
Ce operațiuni se raportează: codurile L, A, P, S, T, R
În formular, fiecare partener apare pe un rând separat, cu țara, codul de TVA, baza impozabilă și un cod de tip operațiune. Codurile utilizate în mod obișnuit sunt:
- L, livrări intracomunitare de bunuri scutite de TVA;
- A, achiziții intracomunitare de bunuri;
- S, prestări de servicii intracomunitare, adică serviciile pe care le facturezi tu unui client din UE, cu taxare inversă la beneficiar;
- R, achiziții de servicii intracomunitare, adică serviciile primite de la un furnizor din UE;
- T și P, pentru livrările și achizițiile din cadrul operațiunilor triunghiulare.
Formularul are și o secțiune dedicată bunurilor transferate în regim de stocuri la dispoziția clientului (call-off stock). Structura formularului se poate actualiza prin ordin al președintelui ANAF, așa că merită să descarci de fiecare dată versiunea curentă de pe site-ul oficial.
Atenție la sumele raportate
În declarația 390 se trec sumele în lei, fără TVA, cumulate pe fiecare partener și pe fiecare tip de operațiune. Dacă ai emis cinci facturi de servicii către același client din Italia într-o lună, apare un singur rând cu totalul, nu cinci rânduri. Pentru facturile în valută folosești cursul valutar valabil la data exigibilității taxei.
Verificarea codului de TVA în VIES, pasul care îți salvează scutirea
Pentru ca o livrare intracomunitară de bunuri să fie scutită de TVA, clientul trebuie să îți comunice un cod valid de TVA din alt stat membru, iar tu trebuie să depui corect declarația recapitulativă. Sunt condiții de fond, nu simple formalități administrative. Dacă la data facturii codul partenerului nu era valid în VIES, riști ca inspecția fiscală să îți refuze scutirea și să îți impună TVA-ul din România, plus accesorii.
Verifică fiecare cod pe pagina oficială a Comisiei Europene dedicată VIES, la începutul colaborării și periodic, și salvează dovada verificării. Pentru serviciile prestate către firme din UE, codul valid este cel care justifică taxarea inversă și mențiunea obligatorie de pe factură: taxare inversă, cu trimitere la temeiul legal.
Legătura cu facturile emise, decontul 300 și declarația 394
Declarația 390 nu trăiește separat. Sumele din ea trebuie să se coreleze cu rândurile corespunzătoare din decontul de TVA. O achiziție intracomunitară de servicii apare atât în 390 cu cod R, cât și în decontul 300, unde aplici taxarea inversă. În schimb, operațiunile intracomunitare nu se raportează în declarația 394, care vizează tranzacțiile pe teritoriul național.
Cea mai simplă metodă de a nu greși este să pornești de la evidența facturilor, nu de la memorie. Într-un program ca facturamea poți marca facturile emise cu taxare inversă către clienți din UE și poți extrage rapid lista lunară pe fiecare partener, exact structura de care ai nevoie pentru completarea formularului. Reține și că facturile intracomunitare nu se transmit în sistemul RO e-Factura, care vizează operațiunile derulate între persoane impozabile stabilite în România.
Greșeli frecvente și cum le corectezi
- Uiți de codul special art. 317. Este cea mai comună situație la PFA-uri și microîntreprinderi neplătitoare de TVA care plătesc reclame online. Fără cod special, furnizorul îți facturează cu TVA-ul din statul lui, iar tu rămâi tot cu obligații de declarare în România.
- Depui pe zero, din reflex. Nu este necesar și poate genera confuzie în evidența fiscală.
- Raportezi vânzări către persoane fizice. Acestea nu intră în 390.
- Greșești codul partenerului sau perioada. În acest caz depui o declarație rectificativă, bifând căsuța corespunzătoare din formular, cu datele corecte pentru luna respectivă.
Nedepunerea sau depunerea cu date incomplete ori eronate este sancționată contravențional conform Codului de procedură fiscală. Valorile amenzilor sunt prevăzute de lege și se pot actualiza, așa că verifică textul în vigoare la momentul respectiv. Mai costisitor decât amenda este însă riscul pierderii scutirii de TVA la livrările intracomunitare.
Întrebări frecvente
Trebuie să depun declarația 390 dacă sunt PFA neplătitor de TVA?
Da, dacă ai obținut cod special de TVA conform art. 317 și ai avut operațiuni intracomunitare în luna respectivă, de exemplu servicii de publicitate online cumpărate din alt stat membru. Obligația de a depune 390 nu depinde de calitatea de plătitor de TVA pentru operațiunile interne.
Ce se întâmplă dacă am uitat să depun declarația 390 pe o lună?
Depui declarația cât mai repede, chiar cu întârziere. Poți primi o amendă contravențională, dar depunerea voluntară, înainte de o notificare sau de un control, este întotdeauna varianta mai bună. Dacă ai depus deja și ai constatat erori, corectezi printr-o declarație rectificativă pentru perioada respectivă.
Se depune declarația 390 trimestrial sau doar lunar?
Declarația recapitulativă se depune lunar, pentru lunile în care ai avut operațiuni intracomunitare, indiferent dacă perioada ta fiscală pentru decontul de TVA este luna sau trimestrul. Atenție, efectuarea unei achiziții intracomunitare de bunuri poate schimba perioada fiscală pentru decont din trimestru în lună.
Cum verific dacă un client din UE are cod valid de TVA?
Folosești aplicația VIES de pe site-ul oficial al Comisiei Europene, introducând statul membru și codul de TVA comunicat de client. Salvează rezultatul verificării, cu data, pentru a-l putea prezenta la un eventual control fiscal ca justificare a scutirii aplicate.