Seria și numărul facturii se stabilesc chiar de către firma sau PFA-ul care emite factura, printr-o decizie internă de numerotare, de obicei întocmită la începutul anului sau la înființare. Legea nu impune un format anume: cere doar ca fiecare factură să aibă un număr de ordine care o identifică în mod unic, alocat cronologic și fără duplicate. În acest ghid vezi cum îți alegi seriile, cum arată decizia de numerotare, dacă poți reseta numerele în 2026 și ce greșeli de numerotare îți pot crea probleme la un control ANAF sau la transmiterea în e-Factura.
Ce înseamnă seria și numărul facturii și de ce contează numerotarea
Numărul facturii este elementul obligatoriu: Codul fiscal, la articolul 319, prevede că factura trebuie să conțină un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic. Seria este, în practică, un prefix format din litere sau litere și cifre (de exemplu FM, ALFA, BV2026) care te ajută să organizezi documentele, mai ales dacă emiți din mai multe puncte de lucru sau folosești mai multe tipuri de documente.
De la eliminarea formularelor tipizate cu regim special, facturierele pretipărite nu mai sunt obligatorii, iar numerotarea nu mai vine de la o autoritate. Responsabilitatea unicității numerelor este integral a emitentului. Concret, asta înseamnă că:
- nu pot exista două facturi cu aceeași serie și același număr în același an;
- numerele se alocă secvențial și cronologic, în ordinea emiterii;
- orice număr alocat trebuie să aibă un document în spate, chiar și unul anulat.
O numerotare haotică nu anulează factura, dar ridică semne de întrebare la control, complică reconstituirea documentelor și poate genera respingeri sau confuzii în relația cu clienții și cu contabilul.
Decizia internă de numerotare: cum se face
Potrivit reglementărilor privind documentele financiar-contabile (OMFP 2634/2015), entitatea desemnează, prin decizie internă scrisă, persoana sau persoanele responsabile cu alocarea și gestionarea numerelor de facturi. Documentul se numește uzual decizie de numerotare și se întocmește simplu, într-o pagină.
Ce trebuie să conțină decizia de numerotare
- datele de identificare ale firmei sau PFA-ului (denumire, CUI, sediu);
- seriile folosite în anul respectiv și tipul de document pentru fiecare (factură, proformă, aviz, chitanță);
- numărul de la care începe fiecare serie și, opțional, plaja de numere alocată;
- persoana responsabilă cu alocarea numerelor;
- data de la care se aplică și semnătura administratorului sau a titularului.
Trebuie depusă la ANAF?
Nu. Decizia de numerotare nu se depune nicăieri: se păstrează la sediu, alături de celelalte documente ale firmei, și se prezintă doar dacă este cerută la un control. Este totuși important să existe și să reflecte realitatea, adică seriile din decizie să fie chiar cele de pe facturile emise.
Cum alegi seriile: una singură sau mai multe
Pentru un PFA sau un SRL mic, o singură serie de facturi este de obicei suficientă. Pe măsură ce activitatea crește, seriile multiple devin utile pentru organizare. Câteva situații frecvente în care are sens să lucrezi cu mai multe serii:
- Puncte de lucru diferite: o serie pentru fiecare locație, ca să știi imediat de unde a plecat factura;
- Tipuri de documente: serii separate pentru facturi fiscale, proforme, avize de însoțire și chitanțe, ca să nu se amestece numerotarea;
- Linii de activitate sau valute: de exemplu o serie pentru clienții interni și alta pentru facturile emise în valută către clienți externi;
- Persoane care emit: dacă mai mulți angajați emit facturi, fiecare poate primi o plajă de numere sau o serie proprie.
Formatul rămâne la alegerea ta: FM 0001, ALFA-2026-0001 sau doar 1, 2, 3. Important este ca formatul să fie consecvent și să nu genereze dubluri. Includerea anului în serie (de exemplu FM2026) este o practică bună, pentru că elimină riscul de numere duplicate atunci când resetezi numerotarea anual.
Resetarea numerotării la început de an: obligatorie sau opțională?
Resetarea este opțională. Ai două variante corecte, iar alegerea o consemnezi în decizia de numerotare:
- Continui numerotarea: ultima factură din 2025 a fost 458, prima din 2026 este 459. Simplu și fără risc de dubluri;
- Resetezi la 1: prima factură din 2026 pornește de la numărul 1, ideal cu o serie care include anul (FM2026-0001), ca să nu existe două facturi identice ca serie și număr în arhiva ta.
Ce nu ai voie să faci este să resetezi în mijlocul anului fără o serie nouă sau să refolosești numere deja alocate. Dacă introduci o serie nouă în timpul anului (de exemplu deschizi un punct de lucru), actualizezi decizia de numerotare cu un act adițional sau cu o decizie nouă.
Greșeli frecvente la numerotarea facturilor
Cele mai des întâlnite probleme la numerotare sunt ușor de evitat dacă știi regulile de bază:
- Numere duplicate: apar mai ales când emiți și din facturier pe hârtie, și dintr-un program, sau când doi colegi emit din documente Excel separate. Soluția este o evidență unică a numerelor;
- Numere sărite: dacă ai greșit o factură, nu o ștergi pur și simplu. O anulezi și o păstrezi cu mențiunea anulat, iar dacă a ajuns deja la client sau în sistemul e-Factura, emiți storno. Astfel fiecare număr din plajă are o justificare;
- Emitere necronologică: factura cu numărul 105 nu poate avea o dată anterioară facturii 104. Ține cont și de termenul legal de emitere: cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea;
- Serii care nu apar în decizie: folosești pe facturi o serie, iar în decizia internă scrie alta. La control, neconcordanța naște întrebări inutile.
Aici un program de facturare face diferența practică: într-un program ca facturamea îți definești seriile o singură dată, iar numerele se alocă automat, secvențial, fără dubluri și fără numere sărite, indiferent câte persoane emit facturi.
Numerotarea facturilor și e-Factura
Odată cu generalizarea facturii electronice, mulți antreprenori se întreabă dacă ANAF alocă numerele facturilor. Răspunsul este nu: numărul facturii rămâne cel stabilit de tine, conform propriei numerotări. Sistemul RO e-Factura atribuie fiecărui fișier transmis un index de încărcare, dar acesta este un identificator tehnic al transmiterii, diferit de seria și numărul facturii.
Câteva implicații practice pentru 2026:
- unicitatea seriei și numărului rămâne responsabilitatea emitentului, exact ca la factura clasică;
- o factură transmisă în SPV nu se mai poate șterge: dacă ai greșit numărul sau conținutul, corectezi prin storno și emiți o factură nouă, cu număr nou;
- factura se transmite în sistem în termenul legal de la emitere (în prezent 5 zile lucrătoare), deci o numerotare ordonată și emiterea la zi te ajută să respecți termenul fără efort.
Întrebări frecvente
Este obligatorie seria pe factură sau doar numărul?
Obligatoriu este numărul de ordine care identifică factura în mod unic. Seria nu este impusă ca element separat, dar este recomandată, pentru că ușurează organizarea documentelor și elimină riscul de numere duplicate între ani sau puncte de lucru.
Pot reseta numerotarea facturilor la început de an?
Da, resetarea la 1 în fiecare an este permisă, dar nu obligatorie. Dacă resetezi, folosește o serie care include anul (de exemplu FM2026), ca să nu existe două facturi cu aceeași serie și același număr în evidența ta.
Ce fac dacă am sărit un număr de factură?
Documentează situația: dacă factura a fost greșită, păstreaz-o anulată, iar dacă a ajuns la client sau în e-Factura, corectează prin storno. Important este ca fiecare număr alocat să aibă un document justificativ în spate, chiar și unul anulat.
Trebuie depusă decizia de numerotare la ANAF?
Nu, decizia de numerotare nu se depune la ANAF. Se întocmește la începutul activității sau al anului, se semnează de administrator sau de titularul PFA și se păstrează la sediu, pentru a fi prezentată doar la cerere, în cazul unui control.